If you can dream it, you can do it.

元タイトル「北の大地のIT技術屋より」

見直しと確認は何をすればいいのか

 

小学生の頃、算数で繰り上がりがあるとテストの点数が悪かった。元々算数は好きだし考え方は分かるので、どんどん解いていって時間を余らせるのだが、計算をミスるのだ。そんな自分を見て母が「アンタはケアレスミスが多いから、見直しをしなさい」と言った。それから自分は見直しをするようになったが、点数は一向に上がらない。また母親に言われる「ケアレスミスが多い。見直しをしなさい」と。さすがにあれから見直しをするようになっているので、自分は反論する「見直ししてるって!」と喧嘩になった。

この話は自分のやらなくてはならない”見直し”をよくわかってなかったのが原因。自分のしていた見直しは「字が間違っていないか・回答欄がズレていないかを確かめること」だったのだ。これは国語のテストだと有効かもしれないが、算数のテストではあまり有効とは言えない。何より、繰り上がりの計算が苦手でミスをしているのだから「再度計算してみる」とか「繰り上がりのある計算だけやり直す」でも良かったかもしれない。問題に対する母親の指示も間違ってはいないし、自分も指示は守っているつもりだった。これが分かりやすい認識の祖語であり、効果的な対策が取れなかったということだった。

 

それから自分が社会人になって、書類の作成をするようになってから同じようなことが起こる。今度は上司から書類の不備に対する指摘がよく発生する。上司から「今度はちゃんと確認したか?」と言われるようになるのだが、自分は「はい、大丈夫です!」と威勢よく言うのだが、結局ミスが発覚する。これがコントなら良いのだが、大真面目な仕事の話で悪気がないとはいえ、結果が出ないのでタチが悪い。あんまりこんなことを繰り返すと今度は自分の信頼がガタ落ちすることになるのだった。

そのままでは仕事にならないので、確認するようになった。具体的には今まで指摘されたことは繰り返さないようにしたのだ。例えば、書類の計算式が間違っていて明らかに計算されていないことがあったので、少なくとも合計金額が合っているかを計算機でも計算することにした。また、文章の中の数字に半角数字と全角数字が混じることがあったので、最後に一律どちらかにするようにした。表の罫線が切れていることがあったので、最後にちゃんと罫線が引けているかチェックするようにした。こうすると、上司の指摘のレベルが変わる。「もっとこういう言葉遣いにしたらどうだ?」とか「この表もいいけど、こっちのタイプの表にした方が見やすい」とより良い資料作成のためのブラッシュアップになった。

 

それからさらに時は過ぎ、自分が部下を持つようになった。指示して仕事をしてもらう立場なので、できる限り正確に指示や意図を伝えるようにしてもミスをする部下だった。まず、計算ミスが多い。1+1=3になっているレベルなのだが、なかなか気づけない。なので、自分も見直しをするように指示したのだが、その際に「今までミスしたところからチェックリストを作ってみようか」と言ってみた。チェックリストはたまに見せてもらうことにして、自分が指摘したことはどんどんリストアップしてもらうようにした。ある程度チェックリストの項目が増えなくなった頃には、その部下はほとんどミスをしなくなった。たまに最後の確認を怠ったりするとミスるので、それはそれですぐ分かるようになった。

 

よく「確認してください」、「見直しなさい」と言われることがあるが、これだけだと具体的に何をして良いのかわからないことが多い。そのため、もっと具体的なポイントに落とし込む必要がある。小学生の頃の自分には、「算数のテストで時間の許す限り、もう1回計算してみなさい」ということだし、社会人になりたての自分には「合計金額が合っているか計算しなさい」とか「罫線が切れていないかプリントアウトしてチェックしなさい」と言う。いずれも、めんどくさがらず必ずやること。もし、何を確認して欲しいか分からなかったら、「何を確認して欲しいんですか?」と依頼してきた人に逆に質問することだってある。

※もちろん、仕事に期限はあるのでギリギリに見直しをしても防ぎきれないので、もう少し前にチェックする必要がある。その辺のスケジュール感も大事なのだが、今回は触れないことにする。

 

と、久しぶりに書類で初歩的なミスをしそうだったので、自戒の意味も込めて書き残しておこうと思う。